מי הוא מנהל פרוייקט כתיבת נהלים 

אחת ההחלטות החשובות אשר יש לקבל כאשר מעוניינים לבצע פרויקט כתיבת נהלים, היא מי ינהל את הפרויקט. מנהל פרויקט כתיבת נהלים מוציא לפועל וממש את התוכנית בהתאם לרצון והמדיניות של הבעלים או המנהלים הבכירים בארגון. מנהלי פרויקטים הטובים יותר מגיעים מתחום תעשייה וניהול. אנשי תעשייה וניהול בקיאים בניהול תוכנית כלכלית, בעלי יכולת מנהיגות ויכולת ניהול משא ומתן עם השותפים לפרויקט.   

אחר דברי ההל והשבח לאנשי תעשייה וניהול, ננסה להרחיב ולפרט את מדרישות.

המשימות הכלולות בתהליך כתיבת נהלים, מחייבות ידע נרחב על תהליכי הארגון, יכולת ניהולית ויכולת ארגונית. מנהל פרויקט אשר יוביל את כתיבת הנהלים, יהיה האחראי על השגת היעדים, המטרות והעמידה בלוח הזמנים.

אמות המידה המקובלות לבחירת מנהל פרויקט כתיבת נהלים, קשורות ליכולת אישות ותכונות ייעודיות נוספות. בכתבה זו ננסה לפרט את עיקר המאפיינים ותכונות האופי הקשורים לניהול תהליך כתיבת נהלים:

• איש תהליכים: רצוי כי מנהל הפרויקט יכיר את תהליכי הארגון וקשרי הגומלין בניהם. אולם זו אינה חובה, בדרך כלל קשה למצוא אדם המכיר לעומק את כל התהליכים בארגון, לכן לצד מנהל הפרויקט יעמוד מנהל מקצועי (פונקציונאלי) האמור לסייע לו. היכולת החשובה יותר היא המסוגלות המהירה והחדה להבין תהליכים והיכולת לראייה מרחבית. איש תהליכים מנוסה, יודע כיצד לקבל את המידע הדרוש מעובדים ומנהלים, לסדר את המשימות ברצף הנכון ולאתר חוסר תקשורת וממשקים רופפים. שוב כאשר מנסים לאתר איש תהליכים יש לכוון לתחום תעשייה וניהול. חשוב לציין כי כאשר מדברים על איש תהליכים כמעט תמיד מכוונים לאיש תעשייה וניהול.
• מנהיגות: הפעילויות אשר יש לעשותן לצורך ביצוע משימת כתיבת נהלים בארגון, מורכבת מהפעלת עובדים ומנהלים הנדרשים לבצע משימות כראוי ובזמן. מנהל הפרויקט אחראי על השגת היעדים ולכן הוא חייב להיות זה אשר יגרום בעזרת היכולת האישית שלו לדברים להתבצע. יש לקחת בחשבון כי משימת כתיבת נהלים, בדרך כלל הינה משימה נוספת לפעילות השוטפת. עובדים ומנהלים העסוקים ביום יום, לא תמיד פנויים לפגישות ולתוספת עבודה לצורך כתיבה או בקרה של נהלים. למרות זאת על מנהל הפרויקט לגרום לכך שהעבודה תתבצע בצורה הטובה ביותר ובמועד המדויק.
• ניסיון: חז"ל אמרו כבר לפני שנים רבות: "אין חכם כבעל ניסיון" כלומר לא קיים חכם המשתווה בחוכמתו לבעל ניסיון. אדם יכול ללמוד את עקרונות הפעולה, אולם יישומם בעולם האמיתי, במצבים שאדם עשוי שלא לצפות אותם, דורש ניסיון והכרה של העולם. לעיתים מנהל פרויקט אשר אינו מנוסה בכתיבת נהלים, עושה טעויות אשר גורמות ליצירת נהלים לא ידידותיים למשתמשים ולתוצר שאינו בעל ערך אמיתי לארגון.

לסיכום, בחירת מנהל פרויקט כתיבת נהלים, הינה משימה קריטית בתהליך. המנהל צריך להיות איש תהליכים, מיומן ומנוסה בכתיבת נהלים. בדרך כלל בוחרים לתפקיד חשוב זה, איש הבא מתחום תעשייה וניהול.